Confier tout ou partie des tâches non essentielles, mais néanmoins nécessaires de l’entreprise à des professionnels tiers est désormais une pratique courante. Si certaines structures optent pour l’externalisation d’un service entier, d’autres choisissent l’outsourcing pour des travaux spécifiques. Pourquoi et comment externaliser ?
Quels services externaliser ?
Une entreprise peut choisir de laisser tout ou partie des opérations relatives à son organisation ou à son processus de production aux bons soins de prestataires spécialisés. L’externalisation du service comptable, partiellement ou en totalité, fait partie des solutions privilégiées par de nombreuses structures. Mais d’autres départements et travaux peuvent aussi être confiés à des professionnels extérieurs à l’entreprise comme le service des ressources humaines (pour la gestion de la paie surtout), les métiers du web, le secrétariat, la gestion des systèmes d’information, etc.
Pourquoi opter pour l’externalisation ?
Dans un contexte toujours plus concurrentiel où les performances et l’efficacité sont à la base du développement des entreprises, ces dernières ont tout intérêt à se concentrer sur leur stratégie de croissance et à se focaliser sur leur cœur de métier. L’externalisation des tâches non essentielles constitue un moyen efficace pour ce faire.
Cette solution permet de confier les travaux secondaires et ceux pour lesquelles l’entreprise ne dispose pas des compétences et des ressources (humaines et technologiques) requises à des professionnels spécialisés. Tout en maîtrisant les coûts étant donné que les offres sont souvent conçues sur mesure suivant les besoins des clients et que la concurrence entre les prestataires offre la possibilité de bénéficier de tarifs avantageux.
Les prestataires effectueront les missions conformément aux besoins, attentes et objectifs fixés. Et pour certains domaines, comme l’outsourcing de la comptabilité, ils veilleront à respecter les règlementations et les normes applicables à votre secteur d’activités et éventuellement à ceux en vigueur dans votre pays ou dans celui où est basée votre entreprise.
Comment trouver un prestataire fiable ?
Profiter des avantages de l’externalisation impose cependant de trouver un prestataire fiable. Parmi les critères principaux à retenir pour la sélection de votre collaborateur externe figurent :
- Les compétences et l’expérience dans les domaines relatifs aux missions qui lui seront confiées ;
- Les ressources (technologiques, techniques, humaines, etc.) qui seront déployées pour la prise en charge de vos travaux ;
- La sécurisation des données lors de leur traitement et des échanges ;
- Sa réputation (demandez des références et vérifiez les avis des clients actuels et passés concernant ses prestations);
- Le mode de tarification des services.
Il est par ailleurs recommandé de bien définir vos besoins avant de procéder à la prospection d’un prestataire et d’élaborer un cahier des charges précis.