De la création au stockage en passant par la négociation et la signature, la gestion du cycle de vie des contrats peut s’avérer fastidieuse et chronophage. De plus, personne n’est à l’abri d’erreurs ou d’oublis qui peuvent avoir de fâcheuses conséquences. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises se dotent d’une solution de CLM (Contract Lifecycle Management).
Mais comme tous ne se valent pas, cet article va vous exposer les fonctionnalités incontournables d’un bon logiciel CLM.
Une interface simple avec des modèles génériques configurables
Le but premier lorsque l’on souhaite acquérir un logiciel de CLM, c’est de simplifier la rédaction des contrats. Il faut donc qu’il ait une interface intuitive afin que n’importe quel utilisateur puisse le prendre en main dès la première utilisation. Pour cela, il existe des solutions qui proposent des modèles de contrats génériques comprenant toutes les clauses possibles et imaginables. L’utilisateur se laisse ensuite guider par un questionnaire qui permet au logiciel de sélectionner uniquement les clauses nécessaires. Ainsi, en quelques questions, le contrat est personnalisé et simplifié pour répondre exactement au cas présent.
Une bibliothèque exhaustive
Le logiciel doit aussi pouvoir répondre à tous les cas de figure. Il doit être doté d’une bibliothèque comprenant tous les documents génériques dont l’entreprise peut avoir besoin. Contrats de travail, lettres d’intention d’achat, mandats, baux d’habitation, droit à l’image… tous les documents de droit social et de droit immobilier doivent pouvoir être générés. Certaines solutions, pour répondre à tous les besoins, peuvent être complétées avec les modèles de l’entreprise acquéreuse.
Implémentation et compatibilité
Le processus contractuel n’est qu’une partie d’un processus plus large. Par conséquent, outre que son implémentation doit être simple, un logiciel de CLM doit être compatible et s’intégrer au système informatique de l’entreprise et à ses autres outils. Ainsi, il sera possible de récupérer des données des autres logiciels (CRM, CPQ, etc.) au cours de la rédaction automatisée sans avoir à les chercher.
Il doit aussi posséder des outils de signature électronique, la sécurité étant assurée par un système d’authentification, tant pour la signature que pour l’ouverture et la modification des contrats.
Sécurité et conformité avec la loi
Et enfin, outre un système de sécurisation des actes et contrats et des signatures électroniques, les documents doivent également être en conformité avec la législation en vigueur. Les développeurs de la solution CLM doivent donc avoir été supervisés par des juristes confirmés.